Lojistik firmaların lojistik hizmetlerini kullanan ticari firmalar için en önemli etken güvendir. Güven faktörünün lojistik sektöründeki önemi çok büyüktür. Hem taşınacak malın herhangi bir zarar ya da hasar görmemesi gerekir hem de taşınacak malın zamanında iletilmesi gerekilen yere ulaşmış olması gerekir. Lojistik firmalarıyla birlikte iş yapan şirketlerin birincil ve en önemli beklentileri bunlardır. Bu bağlamda lojistik firmalarının dikkat etmesi gerekenler oldukça çoktur. Lojistik hizmet veren taraf olarak dikkat etmesi gerekenleri özenle ve ilgiyle yerine getirirse, teslimatı halledilen şirketin güvenilirliğini kazanmış olup, birlikte daha çok işlere imza atabilir.

Tahmini Çıkış Süresi Bildirimi

Ticari ilişkilerde iki tarafın da birbirine güvenmesi en önemli faktördür. Güvenin olmadığı bir ticari ilişki söz konusu olamaz.  Bu yüzden lojistik hizmet sağlayan firmanın güven kazanması ve malzemesi taşınacak olan tarafın güvenli ve rahat şekilde malzemesini taşıtması için lojistik firmasının yapması gerekenler vardır. İlk olarak dikkat edilmesi gereken; Lojistik hizmet sağlayıcıdan beklenen, malzeme yola çıkarılmadan önce, malzemesi taşınan firmaya tahmini çıkış süresi ve varış tarihleri bildirilmesidir.

Hem Göndericiye Hem Alıcıya Varış İhbarnamesi

Bir yerden bir yere taşınacak malzeme, yol çıkmadan önce, malzemesi taşınan firmaya tahmini çıkış süresi mutlaka detaylı bir şekilde bildirilmelidir. Lojistik hizmet sağlayan firma, malzemeyi yola çıkardıktan sonra, şirkete mutlaka malzeme için çıkış ihbarnamesi bildirmesi gerekmektedir. Malzemenin taşınma  işlemi gerçekleştikten ve varması gereken yere vardıktan sonra malzemenin hem göndericisine hem de alıcısına varış ihbarnamesi bildirilmelidir. Lojistik firmalarının dikkat etmesi gerekenler ilk aşama olarak madde madde sıralamak mümkün.

1)      Malzeme yola çıkmadan önce, göndericiye tahmini çıkış süresi bildirilmeli

2)      Malzeme yola çıktığında çıkış ihbarnamesi göndericiye ve alıcıya bildirilmeli

3)      Malzeme ulaşması gereken yere ulaştığında hem göndericiye hem de alıcıya varış ihbarnamesi bildirilmeli

Teslim Süresi Gecikmesi Halinde İhbarname

Tüm bu aşamaların yapılış sebebi günümüzde teslimat süresi her bir sektör için büyük önem taşımasıdır. Malzemenin sağlam ve hasar görmemiş olarak taşınmasının yanında teslim edilmesi gereken süre içinde teslim edilmiş olması da çok önemlidir. Hem alıcı hem gönderici için bildirilen bu ihbarnameler lojistik firmalarının dikkat etmesi gerekenler arasında en çok önem verilen konudur. Gönderilen bu ihbarnameler lojistik hizmet veren firmanın güvenilirliğini arttırır aynı zamanda teslim sürelerinin gecikmesinden lojistik firmayı sorumlu tutmaz. Olası bir gecikme durumunda da gönderilmesi gereken ihbarnameler gönderim işleminden zararsız çıkılması için büyük önem taşır.